Osteopathie-64

Ostéopathie structurelle, viscérale et crânienne

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OS64 V2 Tutoriel 9 : L’outil sélection et le mailing

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L’outil sélection va être particulièrement utile pour l’ostéopathe qui désire tenir informer ses patients par des mailings (par lettre ou par email) sur des sujets dont ils pourraient véritablement se sentir concernés.

C’est aussi un + lorsque vous cédez votre patientèle, car cela permet de sélectionner précisément les personnes à qui vous allez envoyer un courrier pour introduire votre successeur.

Vous pourrez aussi noter les personnes qui ne désirent pas recevoir de mailings ou les patients qui ne peuvent plus en recevoir, histoire d’éviter quelques situations malencontreuses.

Cet outil est d’autant plus puissant qu’il se base sur l’outil recherche vu dans le tutoriel précédent. Vous pourrez trouver l’outil “sélection patient” sur le layout “Patient administratif”.

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Option Décès

Lorsque malheureusement un patient décède il deviendrait inopportun de lui envoyer un courrier… Vous cliquerez alors en (1) sur son dossier. En faisant cela, ces patients ne pourront plus être sélectionnés de manière automatique avec les boutons “Set to oui ou non”(6) et (7), Mr Allgood dirait : “mettre sur oui ou non”.

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Option N/A

L’option N/A (2) ou “Non-Applicable” est identique à l’option précédente dans le sens où les patients qui auront cette option cochée ne seront pas non plus affectés par les boutons “set to” (6) et (7). Cette option convient aux patients qui ne désirent pas /plus recevoir de mailings, qui ont déménagé loin, les touristes, les patients que vous avez loupés ou ceux que vous ne voulez pas forcément revoir…

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Oui et non (3) et (4)

Cette option permet de savoir si le patient fait partie du groupe qui est sélectionné pour le mailing. L’idée est que lorsque vous aurez sélectionné toutes les personnes que vous vouliez vous ferez une recherche pour ne trouver que les “oui”.

De plus vous pourrez manuellement, un par un les modifier sur “oui” ou “non”.

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Set to “oui” ou “non” (6) et (7)

Ces boutons sont des boutons qui permettent automatiquement de mettre un groupe de patient (un résultat de recherche) sur la sélection “oui” ou “non”. À l’exception des N/A et des décédé(e)s.

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Petite mise en application

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Vous avez surement déjà compris l’utilité de cet outil sélection, aussi je vous propose un petit exercice pour encore mieux vous l’approprier :

Imaginons que vous voudriez adresser un courrier à vos patients pour leur parler de l’ostéoporose, de ses facteurs et de ses conséquences, d’une part pour les réconforter sur le fait que vous savez modérer vos techniques et d’autre part pour mentionner que le fait d’être plus délié au niveau de ses articulations peut aider à avoir un meilleur équilibre/réactivité et donc diminue le risque de tomber (peut-être /peut-être pas).

Vous pourriez envoyer un tel mailing à vos centaines voire milliers de patients, mais est-ce qu’un jeune de 30 ans en a quelque chose à battre de l’ostéoporose ? non il n’est pas directement concerné (peut-être sa mère me diriez-vous), il y a donc de grande chance que votre mailing finisse alors à la poubelle et ça c’est tout de suite des centaines d’euros jetés par les fenêtres pour vous et une précipitation du phénomène écolo-entropique au niveau planétaire. Une image serait faire un feu de cheminée avec des euros et de laisser les fenêtres ouvertes…

Alors qui est concerné par l’ostéoporose ? oui ! les femmes et notamment les femmes de plus de 55 ans. Les personnes à risque sont aussi celles qui sont en “sous-poids”. Et comme en ce moment c’est un peu tendu au niveau argent vous voudriez éviter d’envoyer un courriel traditionnel à ceux qui ont une adresse email : logique.

Donc pour ce mailing sur l’ostéoporose on veut informer :

-toutes les femmes de plus de 55 ans
-Toutes les personnes dont l’IMC est inférieur à 20
-et ensuite les séparer en 2 groupes : ceux qui ont une adresse email pour leur envoyer cette info par mail et l’autre groupe pour leur envoyer cette info par courrier traditionnel.

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1ère étape : Mettre tous les dossiers possibles sur “non” CàD remettre à zéro l’outil sélection

Ici nous allons mettre tous les patients sur l’option “non” sauf les N/A et les Décédé(e)s bien sûr :

Tout d’abord assurez vous que tous les dossiers sont sélectionnés  en appuyant sur la touche “show all” ou “afficher tout” (8).

Et maintenant on clique sur “Set to NON” (6) :

Et à présent tous les enregistrement qui étaient sur “oui” ou “non cochés” vont se mettre sur “non”. Quant aux N/A et aux décèdé(e)s ils restent dans le même état (normal !).

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2ème étape : On va chercher les femmes de plus de 55 ans que l’on va “set to ‘oui’ “

Vous connaissez à présent l’outil recherche :

Une fois cliqué dessus allez vers le champs “Titre patient” et sélectionnez Mme.

Puis vers le champs date de naissance et tapez ” <1/1/1959″ :

 

Et maintenant appuyer sur “entrée” ou sur :

Et là nous obtenons une recherche qui ne contient que les femmes de + de 55 ans. Mais dans ce groupe il existe peut-^être des décès et des N/A. Donc on ne peut pas mailer tout ce groupe les yeux fermés.

Donc à présent on va “Set to oui” ce groupe-ci :

Donc dans ce groupe nous avons maintenant des femmes de plsu de 55 ans qui sont sélectionnées “Oui” et peut-être des N/A ou des décédées.

Mais ce que l’on sait c’est que tous les dossiers séléctionnés “oui” de ma base de données sont des femmes de plus de 55 ans => Youpi !

Et hop, on met ça de côté pour le moment.

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Et ceux qui sont un groupe à risque pour l’ostéoporose car trop maigre ?

Maintenant si nous cherchions ceux dont l’IMC est <20 :

Facile, allez dans le dossier médical et lancer le mode recherche et taper dans la case IMC ” <20″ puis “entrée”. Ensuite cliquez sur .

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Donc si à présent on fait une recherche sur ceux qui sont mis sélectionnés sur oui, nous avons donc un groupe de femme de + de 55 ans et des gens dont l’iMC est <20.

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Sélection de ceux qui ont une adresse email

Nous voulions éviter d’envoyer une lettre aux gens qui ont une adresse email, car on peut leur envoyer un Email !

Maintenant cela va être facile :

Pour savoir ceux à qui vous allez envoyer un Email, vous allez lancer le mode recherche et sélectionnez “oui” et dans le champ “Email” et rentrez-y ” * “, puis entrée => magique vous avez votre groupe susceptible d’être intéressé par votre mailing sur l’ostéoporose qui possède une adresse email.

Ensuite vous sélectionnez l’option envoyer un mail :

Et ensuite attachez un petit texte, un sujet, et un PDF… et réglez vos options pour synchroniser votre boite mail avec filemaker.

 

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Sélection de ceux qui n’ont pas une adresse email

à l’inverse faite la même opération que précédemment (sélectionnez oui) mais à la place de ” * ” mettez-y ” = ” dans le champs Email et vous aurez tout votre groupe qui ne possède pas d’Email.

Donc pour eux, nous allons avoir 2 options :

Soit imprimer sur des enveloppes pleines de 11x22cm leur noms prénoms et adresses et pour ce faire cliquer sur (9):

Soit imprimer leur noms prénoms et adresses sur une feuille A4 au niveau de la fenêtre d’une enveloppe fenêtre (10). Feuille que vous aurez préalablement imprimée chez un imprimeur en y laissant cet espace.

 

Et voilà !

 

Grâce à OS64 V2.2 le mailing spécifique est un jeu de (grand) enfant !

 

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