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OS64 V2 Tutoriel 10 : Importation de données

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Il est impossible de faire un tutoriel personnalisé pour chaque cas de figure, aussi dans le tutoriel suivant on va donner des instructions dans les grandes lignes et ça sera à vous d’y aller à tâton et d’essayer de faire de votre mieux par rapport à votre  propre cas de figure. L’importation de données est une manipulation assez simple mais délicate, aussi

SAUVEGARDEZ VOS FICHIERS AVANT D’IMPORTER !!!

Vous vous délaissez de votre ancienne base de données, ou vous vous dites que OS64 est vraiment une bonne occasion pour vous acheter un Mac, ou peut-être que vous voulez updater votre version de OS64 pour une version plus récente.

Quoi qu’il en soit il va falloir importer des données. Filemaker pro vous autorise à importer plusieurs type de données :

Ainsi que des données XML et Bento. Vu l’étendue et le choix et les différentes importations possibles nous allons discerner 2 cas de figure :

-L’importation d’une autre base de données

-Updater votre base de données d’une version antérieure de OS64.

***

L’importation d’une autre base de données

Si vous importez d’une autre base de données, Cela vaut-il la peine d’importer aussi les traitements ?

Autant il est pertinent d’importer les infos administratives et le dossier médical du patient autant les traitements sont facultatifs (à moins que vous fassiez un update de OS64 et que les rubriques soient les mêmes). L’intérêt est que cela va faciliter grandement l’importation de données. Et si vous avez vraiment besoin de regarder ce que vous aviez fait au traitement précédent, vous pourrez toujours relancer votre ancienne base de données. En l’espace de 1 à 2 mois d’utilisation de votre nouvelle base de données vous n’aurez a priori plus besoin d’ouvrir l’ancienne.

Importer les infos administratives et le dossier médical

Une fois que que vous avez lancé OS64 et que vous êtes sur le modèle “Patient administratif” cliquez sur l’onglet “Fichier” ou “File” , puis importer et enfin “fichier” ou “file”:

Puis choisissez le dossier que vous voulez importer.

La fenêtre suivante va s’ouvrir :

En (1) préférez l’option “noms correspondants” ou “matching names”. En (2) la flèche qui existe entre les rubriques (celles que vous voulez importer vers là où vous voulez le faire) veut dire qu’il va y avoir importation. (3) Si il n’y a qu’un trait (sans flèche) alors il n’y a pas d’importation.

Lorsque les noms ne correspondent pas (4), cliquez sur le nom dans la colonne de droite (ou gauche) et en laissant le clic enfoncé remontez ou descendez la rubrique vers celle qui correspond (ex : 4bis). Une fois que vous avez fait correspondre toutes les données correctement, Vérifiez bien que vous avez sélectionné l’option (2) ou (3) qui correspond bien entre les rubriques en cliquant en (5) une ou plusieurs fois.

IMPORTANT : N’IMPORTEZ PAS LES RUBRIQUES RÉFÉRENCES (du type : PT1T, D1, TTT1T) dans les fichiers dont ils sont maîtres!!!

Par exemple ici vous devrez cliquer une fois en (5) pour ne pas importer la “réf patient”. L’explication est simple c’est le fichier vers lequel vous importez qui va créer lui-même ses références. Si vous importez la rubrique référence alors les nouveaux fichiers que vous allez créer par la suite vont à nouveau commencer leur référence compteur de 1 ce qui risque de créer des doublons (surtout vrai si vous faites un Update d’une base de données OS64 mais moins vrai si c’est d’une autre base de données).

Il est à noter que le champ “ville” même si il existe n’est plus utilisé sur OS64 afin de permettre l’écriture prédictive, n’importez que le code postal (vous le complèterez la prochaine fois que vous verrez le patient). N’importez pas non plus le nom du médecin, les infos thérapeutes, et autres infos annexes.

Une fois que vous avez vérifier champ par champ que vous êtes bon, cliquez sur le bouton “importer”.

La fenêtre suivante s’ouvre :

cochez la petite case et cliquez sur importer.

Au bout de quelques secondes une fenêtre de ce style devrait s’ouvrir :

Et voilà c’est fait !!!

Quand vous faites une importation, d’une autre base de données il faut garder en tête que l’on “sauve les meubles”. Non, l’importation ne sera pas parfaite, mais facilitera la prise de note pour les prochains Rendez-vous. Expliquez à vos patients que vous venez de changer de base de données et qu’il faut que vous revérifiez des informations et ils comprendront.

***

L’importation partielle d’une version antérieure de OS64 V2 : faire un Update partiel

Si vous avez suivi les conseils des tutoriels précédents alors vous n’avez effacé aucun enregistrement de votre base de données : Ce qui va grandement simplifier les choses !!! Mais l’importation reste tout de même une opération délicate car elle nécessite une synchronisation parfaite des différentes références fichiers.

SAUVEGARDEZ VOS FICHIERS !!!

Update partiel

Lors d’une nouvelle version d’OS64 il se peut qu’il y ait l’ajout d’options sur un seul des fichiers. Au lieu d’importer tous les fichiers nous allons voir comment nous pouvons importer qu’un seul fichier et ensuite faire un petit copier-coller pour remplacer le fichier d’origine par le fichier “updaté” dans le dossier OS64 d’origine.

PENSEZ À SAUVEGARDEZ VOS FICHIERS !!!

Il y a 1 règle à suivre :

-Ne pas importer les références maîtresses des fichiers : C’est à dire que si vous importez le fichier “patient admin” vous ne devez pas importer la “réf Patient”. Si vous importez le fichier Traitement, vous ne devez pas importer la “réf Traitement”, Si vous importez le fichier adresse médecin vous ne devez pas importer la “réf Doc”. Mais par contre vous devez importer la “réf patient” dans le “fichier traitement” ou encore la réf doc dans le “fichier Patient”.

Exemple avec le fichier Patient

Vous ouvrez votre nouvelle base de donnés “update” vierge. Comme nous voulons importer dans le fichier patient restez sur la page “patient administratif”

Une fois que vous avez choisi le “fichier patient” d’origine que vous voulez importer vers la version “updatée” (A), ouvrez le dossier (B):

Ensuite désélectionnez l’importation de la référence patient “réf patient”, car c’est le fichier qui l’importe qui va créer cette référence automatiquement ! Et ensuite importez :

Une fenêtre apparaît et cliquez sur l’onglet “perform auto-enter” puis “importez” :

Et enfin le message suivant de résumé d’importation apparaît :

Nous avons donc importé tous le fichier Patient ! Vous pouvez/devez à présent Quitter l’OS64.

Maintenant comme nous souhaitons garder les autres fichiers d’origines nous allons copier ce “fichier patient updaté” (C) et le coller dans le dossier d’origine (D) et validez le fait que vous vouliez remplacer le fichier d’origine:

Supprimez à présent le nouveau dossier duquel vous aviez copié le “fichier patient” et vous pouvez relancer l’ancien OS64 qui a son fichier patient à présent updaté !

***

L’importation complète d’une version antérieure de OS64 V2 : faire un Update complet

Si vous avez suivi les conseils des tutoriels précédents alors vous n’avez effacé aucun enregistrement de votre base de données : Ce qui va grandement simplifier les choses !!! Mais l’importation reste tout de même une opération délicate car elle nécessite une synchronisation parfaite des différentes références fichiers.

Il y a 3 règles à suivre :

-Suivre un certain ordre au niveau des fichiers à importer : On va d’abord commencer par les fichiers périphériques  fichier Doc et Fichier Thérapeute) puis par le “fichier central Patient & dossier médical” puis enfin par le “fichier traitement”.

-Ne pas importer les références maîtresses des fichiers : C’est à dire que si vous importez le fichier “patient admin” vous ne devez pas importer la “réf Patient”. Si vous importez le fichier Traitement, vous ne devez pas importer la “réf Traitement”, Si vous importez le fichier adresse médecin vous ne devez pas importer la “réf Doc”. Mais par contre vous devez importer la “réf patient” dans le “fichier traitement” ou encore la réf doc dans le “fichier Patient”.

-Vérifier le chemin d’accès à vos examens complémentaires dans le fichier “info thérapeute” et transférer vos examens complémentaires !

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Le fichier “Adresse Médecin”